Meest vergeten contactmoment? Vakantietijd. Op iedere –pak hem weg- derde mail ontvang ik een ‘out of office’ reply. Bij het gros merk ik dat deze als slotstuk op de to-do lijst is aangezet.
Allen zijn serieus en vooral negatief geformuleerd: “Ik ben niet aanwezig. Ik lees je mail niet. Deze wordt niet doorgestuurd.” Waarom deze toon? Waar heb ik gemist dat de out-of-office zo’n dramatische ervaring moet zijn voor de ontvanger?
Bied een alternatief
In termen van een ultieme customer journey wordt de ontvanger enorm te kort gedaan. Vergeet niet: er wordt moeite gedaan om je te bereiken. En jij geeft niet thuis, en sterker nog: Vaak wordt geen alternatief geboden. Koester ieder contactmoment. Dus denk na over je out-of-office-reply. Neem er even de tijd voor en maak het vooral niet te ‘serieus’. Je staat op het punt op vakantie te gaan. Deel die vreugde. Even googlen en je vindt inspiratie voldoende voor een ietwat luchtig en effectieve boodschap. Ik zeg echt niet dat de ontvanger van zijn stoel moet rollen van jouw humor, maar kies een toon die bij je past en bied een alternatief waarmee degene die jou wil bereiken ook echt geholpen is. Laat je niet leiden door al die replys die je zelf krijgt. Enkele simpele tips om het leed van jouw afwezigheid te verzachten:
- Neem de tijd voor je tekst – Over iedere fase in de customer journey denk je na en neem je de tijd om te optimaliseren. Deze dus ook;
- Laat weten wat je gaat doen – Leuk om bij het volgende contactmoment vakantie ervaringen te delen. Een goede ijsbreker bij nieuwe klanten;
- Bied een alternatief en houd het positief – Wie kan de mailer wel verder helpen? Wat zijn de mogelijkheden?
- Neem jouw klant als uitgangspunt – Wat is passend? Hoe zijn ze het beste geholpen? Hoe willen ze aangesproken worden?
De perfecte teleurstelling bestaat niet
Toegegeven: Hoe mooi je out-of-office-reply ook is, je verkoopt nog steeds de boodschap dat je niet bereikbaar bent. Maar als je toch even stil staat bij de inhoud van deze blog, dan kun je de mailer laten mee genieten in jouw vakantie voorpret.
Deze gehele blog kun je lezen als mijn (alternatieve) out of office reply.
